Міністерство фінансів внесло зміни до Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами, затверджені наказом від 25.03.2026 р. № 169. Оновлення стосуються використання кваліфікованого електронного підпису (КЕП), подання електронної звітності, приєднання до електронного документообігу з ДПС та ідентифікації підписантів.
Основною метою Наказу Мінфіну № 169 є приведення Порядку № 557 у відповідність до вимог Податкового кодексу України та вдосконалення правил електронної взаємодії платників податків із контролюючими органами.
Які зміни внесено до Порядку обміну електронними документами з ДПС
Зміни до Порядку № 557 стосуються правил використання кваліфікованого електронного підпису під час подання документів до ДПС. Оновлена редакція уточнює, які вимоги застосовуються до різних категорій платників податків залежно від їхнього обов’язку подавати звітність в електронній формі.
Крім того, документ деталізує порядок приєднання до електронного документообігу та визначає вимоги до осіб, які підписують електронні документи.
Як змінюються правила використання КЕП
Однією з ключових змін стало посилення вимог до використання КЕП. Для керівників підприємств і самозайнятих осіб важливим є не лише наявність чинного електронного підпису, а й відповідність даних сертифіката інформації, що міститься у ДПС.
Фактично Наказ Мінфіну № 169 робить акцент на персональному використанні електронного підпису та підтвердженні особи підписанта під час електронного документообігу.
Чому важливий перший електронний документ після отримання нового КЕП
Оновлений Порядок обміну електронними документами з ДПС визначає особливе значення першого електронного документа після отримання або оновлення кваліфікованого електронного підпису.
Саме цей документ використовується для ідентифікації платника податків у системах ДПС. Якщо під час першого підписання виникнуть помилки або невідповідності, це може вплинути на прийняття електронної звітності та інших документів.
Що потрібно перевірити бухгалтерам
Після набрання чинності змінами бухгалтерам варто переглянути організацію роботи з електронною звітністю та КЕП.
Рекомендується перевірити:
- чинність сертифікатів КЕП;
- відповідність даних підписантів інформації в ДПС;
- правильність налаштування програм для електронної звітності;
- порядок використання нового КЕП після його отримання або поновлення;
- процес підписання документів керівниками та самозайнятими особами.
Особливу увагу цим питанням слід приділити ФОП, юридичним особам та бухгалтерам, які регулярно подають податкову звітність в електронному вигляді.
Персональна відповідальність підписантів
Наказ Мінфіну № 169 також оновлює термінологію Порядку № 557. У низці положень поняття «автор» замінено на «керівник» та «самозайнята особа».
Такі зміни підкреслюють персональну відповідальність осіб, які використовують кваліфікований електронний підпис та підтверджують достовірність електронних документів, що подаються до ДПС.
Висновк
Зміни до Порядку обміну електронними документами з ДПС, затверджені Наказом Мінфіну № 169, не вводять нових форм звітності, але уточнюють правила використання КЕП, приєднання до електронного документообігу та подання електронної звітності. Для бізнесу та бухгалтерів це означає необхідність уважніше контролювати актуальність сертифікатів електронного підпису, правильність даних підписантів і порядок роботи після оновлення КЕП, щоб уникнути технічних помилок під час взаємодії з ДПС.